6 passaggi per una pianificazione efficace

Per gli obiettivi a lungo termine, è necessario un piano pluriennale, per gli obiettivi a breve termine - un piano trimestrale e per gli obiettivi attuali - mensile, settimanale, giornaliero. Cos'è veramente importante nella pianificazione? Ecco i 6 passaggi più importanti per una pianificazione di successo.

Gli specialisti della gestione del tempo consigliano che quando si pianificano gli affari correnti, farlo nella prospettiva di una settimana, perché la settimana offre un contesto più ampio alle nostre attività. E cosa considerare quando si organizzano le attività?

Grazie al tabellone del tempo scoprirai che non devi fare tutto! Allora conoscerai la gioia di goderti il ​​tuo tempo libero. Il nostro successo personale e professionale dipende in gran parte da come organizziamo il nostro tempo. Scegliamo noi stessi il modo in cui lo spendiamo, sopportiamo anche le conseguenze di queste decisioni. Per gestirci bene nel tempo, seguiamo la massima di Stephen R. Covey: "Invece di concentrarti sul fare la cosa giusta, devi concentrare la tua attenzione sul fare la cosa giusta". Le nostre decisioni sull'uso del tempo sono influenzate da due criteri: urgenza e importanza. Spesso diamo importanza a troppe attività. Ma la corretta definizione delle priorità riguarda la realizzazione di ciò che è al massimo nella nostra gerarchia di valori, non solo la reazione a questioni urgenti. Come distinguerli l'uno dall'altro? L'urgenza è un criterio legato al tempo, importanza ai nostri obiettivi. Uno strumento pratico che mostra l'ambito delle attività e aiuta a identificare ciò che è veramente importante è il tabellone. La condizione più importante per un'azione e una pianificazione efficaci è concentrarsi sul quadrante II e contemporaneamente eliminare molte attività nel I e ​​III e ignorare il quadrante IV.

Importante

Orario: quadrante I.

Copre questioni importanti e urgenti. Si tratta di "gestione delle crisi": azioni di importanza strategica e questioni urgenti. In questo trimestre lavoriamo, utilizziamo le nostre conoscenze per reagire a molte situazioni e affrontare le sfide. Non possiamo trascurare queste cose.

Orario: quadrante II

Copre questioni importanti ma non urgenti. È un trimestre "di alta qualità" in cui gestiamo noi stessi: facciamo piani a lungo termine, anticipiamo e preveniamo i problemi, sviluppiamo abilità, rigeneriamo, passiamo del tempo con i nostri cari. Più tempo passiamo in questo trimestre, più aumenta la nostra capacità di agire. Trascurare le attività al suo interno allarga il quadrante I, che alla fine ci consuma, provoca stress e burnout.

Orario: quadrante III

Ci sono questioni urgenti, ma non importanti. Questo è un quarto di delusione, perché il ronzio intorno a ciò che è urgente può creare un'illusione di importanza. In questo quadrante, eseguiamo azioni attuali, ma importanti per qualcun altro, soddisfiamo le aspettative degli altri, pensando di essere nel quadrante I.

Orario: quadrante IV

Queste non sono questioni urgenti e di scarsa importanza. Riducendo al minimo il tempo trascorso in questo trimestre, guadagneremo tempo per cose davvero importanti.

1. Pianificazione efficace: pensa alla tua visione e missione

Quando inizi a pianificare le tue attività, pensa a ciò che è più importante nella tua vita. Pensa alla tua visione, a cosa vorresti fare, alle regole con cui segui (bussola!). Per quanto distante possa sembrare, è estremamente importante perché le tue convinzioni influenzano gli obiettivi che ti sei prefissato, le decisioni che prendi e il modo in cui trascorri il tuo tempo.

La riflessione sulla propria missione è condizione essenziale per agire secondo ciò che è importante, perché ha una forte influenza sulla realizzazione del resto delle attività assegnate al quarto trimestre. Se il tuo credo di vita è lo sviluppo personale, stare con la tua famiglia, scoprire il valore della vita o dell'attività sociale, tornandoci di tanto in tanto, farai imprimere su di te le cose più importanti. La missione creerà un quadro entro il quale prendere le decisioni nelle prossime fasi della pianificazione.

2. Pianificazione efficace: definisci i tuoi ruoli

I ruoli sono simboli di doveri, rapporti con le persone, attività a beneficio della società. Definirli chiaramente crea una struttura naturale che ci permette di mantenere l'equilibrio. I ruoli che interpreti sono basati sulla tua missione. Elenca i tuoi ruoli su un foglio di carta (ad es. Moglie, madre, studente, manager, direttore, membro di un club sportivo). La ricerca mostra che apparire in più di sette persone è inefficace, quindi cerca di combinare alcune funzioni, ad esempio.Identificare i ruoli della vita ti aiuta a vedere la vita nel suo insieme: puoi vedere che non è solo lavoro o famiglia, ma tutti insieme. Mentre descrivi i tuoi ruoli, noterai questioni "importanti ma non urgenti" (quadrante II) che di solito vengono ignorate. Oltre ai ruoli, aggiungi "saw sharpening" al programma settimanale. È l'energia che dovremmo mettere per perfezionare le nostre capacità in quattro dimensioni fondamentali della vita: fisica, sociale, intellettuale e spirituale. Assorbiti dal "taglio" (ottenendo risultati), ci dimentichiamo di "affilare la sega" (mantenere o sviluppare la capacità di ottenere risultati in futuro). Se, ad esempio, non pratichiamo sport (sfera fisica), non sviluppiamo conoscenza (sfera sociale), non seguiamo le ultime conquiste del nostro settore (sfera intellettuale) o non sappiamo cosa è importante per noi nella vita (sfera spirituale), potremmo "diventare schietti "Per squilibrio.

3. Pianificazione efficace: scegli gli obiettivi per ogni ruolo

Pensa alla cosa più importante che puoi fare in ogni ruolo questa settimana per ottenere risultati positivi. Cos'è essenziale, ad esempio come moglie, marito, genitore, dipendente? Quando cerchi attività, usa una bussola, non un orologio e concentrati su ciò che è importante, non urgente. Può essere, ad esempio, un appuntamento con un marito, più tempo per un bambino, raccolta di informazioni su un corso di lettura veloce, meditazione. Stabilisci uno o due obiettivi per ogni ruolo.

4. Pianificazione efficace: impara a prendere decisioni

Per tradurre gli obiettivi del secondo trimestre in un piano d'azione, devi imparare a prendere le decisioni giuste durante la settimana. Spesso cerchiamo di trovare il tempo per attività "importanti" nei quartieri I e III, che sono già pieni di attività. Ci buttiamo da un caso all'altro, lo affidiamo a qualcun altro, lo rimandiamo, sperando di trovare il tempo per le cose più importanti. Ma - come scrive Stephen R. Covey - " il punto non è dare priorità ai piani, ma pianificare le priorità". Immagina un barattolo largo in cui metti grandi pietre. Sebbene il barattolo sia pieno di pietre, non è pieno, puoi cospargere di ghiaia negli spazi vuoti. Ma la verità è che il barattolo non è ancora pieno: puoi aggiungere sabbia e quindi aggiungere altra acqua. I nostri obiettivi nel quarto trimestre sono "grandi pietre". Se prima affrontiamo altre questioni - acqua, sabbia e ghiaia, e poi vogliamo inserire grosse pietre nel piano, i nostri tentativi saranno vani. Ma se sappiamo quali sono le grandi pietre e le sistemiamo prima di tutti, vedremo quanto possiamo fare e quanta acqua, sabbia e ghiaia ci sono negli spazi vuoti. Realizzeremo ciò che consideriamo importante e allo stesso tempo “adatteremo” le altre attività di conseguenza.

5. Pianificazione efficace: organizzare ogni giorno

Le tue attività quotidiane sono fare prima le cose più importanti, nonostante le circostanze e le sfide inaspettate della giornata. A volte riuscirai a mettere in atto un piano, altre volte dovrai cambiarlo, ma quando prendi decisioni affidati alle indicazioni della tua bussola interna. Per mettere le cose più importanti al primo posto, al mattino:

IMMAGINA IL CORSO DELLA GIORNATA - rivedi il programma settimanale, individua te stesso, guarda questo giorno nel contesto dei 7 giorni. Questo ti aiuterà a reagire in modo appropriato a situazioni inaspettate.

IMPOSTA LE PRIORITÀ - contrassegna le tue azioni con i simboli dei quarti I e II - grazie a questo sarai sicuro che le questioni del quarto trimestre non rientrano nel tuo programma. Se è necessaria un'ulteriore definizione delle priorità, contrassegnare le attività dei quarti I e II in modo più dettagliato (ad esempio con un cerchio).

DEFINIRE LE ATTIVITÀ TEMPO E TEMPO - separa quelle strettamente cronometrate da quelle che possono essere eseguite in qualsiasi momento della giornata. Annotare anche i limiti di tempo per attività specifiche.

6. Pianificazione efficace: valuta la tua efficacia

Alla fine della settimana, pensa a quali obiettivi hai raggiunto, quali sfide hai affrontato, quali decisioni prendere e se le cose più importanti sono arrivate per prime quando fai una scelta. Il riepilogo settimanale ti aiuta a evitare di ripetere gli stessi errori, ti permette di essere più efficace nelle settimane successive.